mercredi, 11 décembre

Créer des factures proforma

La facture proforma est le document commercial provisoire que vous adresserez à votre client. Il contient l’estimation financière des marchandises à livrer, une offre de prix ou un devis descriptif des travaux à exécuter pour votre client avant leurs réalisations. Ce document va constitué comme base à toute transaction commerciale avec votre client et justifiera celle-ci financierement pour l'elaboration de son propre bon de commande qu'il vous transmettra afin d'executer son contenu.

Généralement, si la facture proforma est accèptée par le client, celle-ci n'est plus modifiable et pourrait servir egalement de base pour une facturation definitive.  Sauf si vous révisez votre proposition sur demande du client ou après négociation avec lui.

liste des factures proforma

                           liste des factures proforma

 

Déscription de l'écran liste des factures proforma clients.


Colonnes :

-N°  proforma  est l'identifiant de la facture proforma
-Date est la date de création de la facture proforma
-Transf. indique si la facture a été transférer
vers commande ou facture doit (oui/non)

-N° pièce indique le n° de la pièce facture+l'année de génération
-Code client et Nom de client indique le client à qui a été facturer cette pièce
-Total HT est la somme en hors taxes avant remise des lignes de factures.
-Mt Remise (Ht) est la somme des remises appliquées sur les montants hors taxes des lignes de la pièces
-Total HT (net) est le Total HT moins le Mt Remise (HT)
-Total TVA est la somme des montants TVA des lignes de la pièce
-Total TTC est le Total HT (net) plus le Total TVA
-Timbre est le montant du timbre fiscal appliquer sur le Total TTC lorsque le réglement de la pièce est effectuer en espèce.
Total Net est le montant final de la pièce et qui représente le Total TTC+Timbre-l'acompte

Création de factures proforma

Pour créer des pièces factures proforma, vous devez acceder à l'écran de saisie factures. Cliquez sur ce bouton --->> situé dans la barre d'outils de l'écran liste factures.

fiche devis-proforma

 

Dans la zone Client, activez la liste de vos clients en cliquant sur le bouton de cette zone. Si le client ne figure pas encore dans la liste, vous pouvez le créer rapidement en cliquant sur le bouton (+) sans passer par le module des clients.

ajouter un client dans facture

 

Dans la zone entête Facture, la zone numéro est automatiquement renseigner par le programme. Il est recommandé de laisser le programme gérer la numérotation de facture.
La zone Date est automatiquement renseigner

Onglet Détail proforma
C'est dans cet onglet que vous allez commencer par insérer des articles dans la facture.
1)-Positionnez le curseur dans la cellule Code article et  cliquez sur le bouton qui apparait dans la cellule.

ajouter un produit dans facture

2)-Sélectionnez l'article à insérer et cliquez sur le bouton OK ou double cliquez sur la grille et votre article est inséré. Le curseur est immédiatement positionner dans la cellule "Qté" dans laquelle vous devez renseigner la quantité à facturée pour l'article que vous venez d'insérer. Par défaut la quantité est 1. 

Pour insérer un autre article, cliquez sur le bouton Insérer ligne au bas de la grille ou en cliquant avec le bouton droit de la souris pour activer le menu contextuel  et sélectionnez la commande similaire.

Appliquer les remises clients sur facture proforma

Dans DjaSoft Stocks & Commercial il est possible d'appliquer des remises clients  par pourcentage et par ligne en hors taxes dans les pièces factures doit, facture proforma et commande client. Cependant, depuis la version 3.7.7.1, en plus du taux de remise en %/ligne,  il est possible d'appliquer une remise par montant/ligne ou globalement par pièces. Il suffit d'entrer le montant ou le taux de la remise dans la ligne que vous venez de créer. Si vous appliquez une remise globalement à toute la pièce, il suffit d'entrer le montant ou le taux global de la remise dans les zones du volet droit des  zones totaux.

Double-cliquez sur les zones Remise (HT) ou la zone en (%) ou simplement en entrant le montant/taux et d'appuyer sur la touche Entrée du clavier.

Remise par ligne de pièce

                         Remise par ligne de pièce

 


Si vous préférez, vous pouvez insérer les remises en tant que note au bas du document proforma au lieu de calculer les remises Après la sauvegarde, cliquez avec le bouton droit et sur Ajouter Description dans la zone Description du devis

 

remise globale sur la pièce

                  Remise globale sur la pièce

 

Si vous désirez insérer une note à votre article ou que vous aimeriez décrire avec un plus de détail la facturation de l'article, double-cliquez sur la colonne de l'article (mode création ou consultation) et saisissez la déscription et eventuellement la période en renseignant les dates début et de fin.

inserer la  description du produit dans facture

 

Vous pouvez faire apparaitre cet ajout dans les documents factures comme dans la figure ci-dessous

document facture proforma

 

Cette fonctionnalité pourrait être utile lorsque vous facturez des prestations de services de type réparation, location, abonnement, etc... Pour plus d'informations, consultez la FAQ :
Insérer une note, description sous un article facturer
relative à cette fonctionnalité.

Cliquez dans la cellule Rem. (%) si vous devez appliquer une remise à votre client sur l'article en cours.
Pour ajouter un autre article, cliquez sur le bouton Inserer ligne situé au bas de la grille puis répétez l'étape 1 ou 2 décrtite ci-dessus.

bouton d'insertion et de suppression articles

 

NOTE
A la création et juste àprès l'insertion du client, une ligne est déjà automatiquement insérée.
Une fois terminer l'insertion des articles et avant de sauvegarder, vous pouvez renseignez  les zones mode de livraison et frais de port.
-Frais port HT, renseignez cette zone si vous devez facturer les frais de port en hors taxes
-TVA F/P (%)  (TVA Frais de Port). C'est la TVA appliquer sur les frais de port (en pourcentage)

pied de facture

 

Pour les pays gérant l'eco-participation (ecotaxe), celle-ci est automatiquement calculer si vous avez renseignez la zone ecotaxe sur la fiche de l'article.
Aprés cela, vous pouvez sauvegarder en cliquant sur le bouton --->>
Pour Annuler la saisie de la facture, cliquez sur ce bouton --->>
Pour modifier l'entête de la facture et/ou ces lignes, mettez la pièce en mode édition en cliquant sur ce bouton --->> .  Et une fois terminer, cliquez sur sauvegarder --->>


Onglet Autres taxes

Cet onglet vous permet d'insérer d'autres types de taxes que la TVA qui sert de taxe de base dans le traitement des factures. Vous devez au préalable créer les types de taxes dans le module taxes du menu Administration. Pour plus d'information sur ce module, consulter l'article sur la gestion des taxes . Après la création des taxes, vous pouvez utiliser l'onglet Autres taxes pour inserer les taxes lorsqu'il est nécéssaire de les mentionnées dans le devis-proforma pour une estimation exacte du montant global que vous proposerez à votre client pour une facturation définitive. Cette opération est à effectuer après avoir créer et sauvegarder  la facture. Pour ce faire, activez l'onglet Autre taxes et séléctionnez Insérer taxes en cliquant avec le droit de la souris sur la grille. Après l'insertion, la facture est automatiquement recalculer

Pied de facture (zones totaux-livraison & règlement)

Vous pouvez préciser dans le devis-proforma le mode de livraison que vous utiliser pour livrer la marchandise à votre client, le délai de livraison si cela est nécéssaire de préciser cela dans les clauses de la transaction commerciale ainsi que le mode de règlement.
Ces informations sont à saisir dans le volet droit (zones totaux). 
-Dans la zone Livraison, cliquez sur le bouton "Mode" pour activer la liste des modes de livraisons et sélectionnez le mode de livraison. Vous pouvez mentionner le délai de la livraison dans la zone  "Délai"
-Dans la zone Règlement, cliquez sur le bouton "Mode" pour activer la liste des modes de règlements et séléctionnez le mode de livraison.

Opérations générales sur une proforma après sa création

1)-Impression & prévisualisation
Après la création d'une facture proforma, vous  pouvez prévisualiser le document et l'imprimer en vous positionnant sur la liste des factures proforma. 
Déroulez le menu Impression et activez la commande "Aperçu avant impression" pour prévisualiser la facture proforma. Vous pouvez l'imprimer depuis cet endroit, sinon, activez la commande "Imprimer" du même menu pour imprimer directement sans passer par la prévisualisation. Vous pouvez egalement préparer le document et différer son impression ou sont envoi par e-mail à votre client simplement en activant la commande "Mettre en file d'attente". Cette dernière est utile egalement lorsque vous faite des impressions par lots.

2)-Transfert vers commande & Facture client
Lorsque la facture devis-proforma est acceptée par votre client. A ce moment là, vous pouvez l'enregistrer en commandes clients si vous gérer les commandes clients simplement en la transférant vers commandes clients. Ce qui vous evitera de la ressaisir dans ce module. Les informations contenues dans la facture proforma seront reproduites de manière identique dans la commande générée après transfert  où vous pouvez l'utiliser pour générer des livraisons clientsdepuis cette commande. Le transfert vers commande clients n'est pas obligatoire. Vous pouvez effectuer un transfert de la proforma directement vers le module facture doit si vous devez facturer immédiatement le devis-proforma. Cela vous evitera ainsi de ressaisir dans facture doit le contenu de facture proforma. Toutefois, vous utiliserez cette opération (transfert vers commande)  que si vous souhaitez gérer n'une manière précise vos commandes issues de proforma et que si votre client vous a transmis son bon de commande sur la base de la facture proforma.Pour effectuer les transferts, déroulez le menu Transfert et activez la commande souhaitée.

3)-Duplication (menu Opération)
La commande Dupliquer vous permet de générer une copie identique à celle déjà existante que vous aurez sélectionner dans la liste des proforma . Cela permet d'eviter de créer des proforma dont les mêmes lignes sont déjà créer dans une autre proforma.