Gérer les commandes fournisseurs

DjaSoft Stocks et Commercial couvre entièrement une activité commerciale de l’achats de produits à leurs reventes. Pour développer une force de vente ou élaborer une stratégie commerciale en vue d’accroître votre chiffre d’affaire, cette force et stratégie doivent nécessairement s’appuyer sur une une bonne optimisation des coûts de vos achats et une  meilleure gestion de ces dernièrs. Le module de gestion des commandes fournisseurs et de génération de bon de commandes vous permet et vous aidera à réalisé cela. Lorsque vous créer bon de commande fournisseur le programme met automatiquement  à jour la fiche de du produit commander en le référençant à son fournisseur. Ainsi, vous pouvez facilement retrouver qui sont les fournisseurs de vos produits avec leurs informations telles que leurs prix d’achat. De ce fait, vous pourrez gérer vos achats optimalement.

Pour accéder à la gestion et à la génération de bons de commandes fournisseurs, activez le menu Achats ==>>Préparer un bon de commande

Liste des commandes fournisseurs 

C’est dans cette liste que vous sont afficher toutes les commandes que vous avez préparer et transmis à vos fournisseurs pour l’achats et la livraison de vos produits.

Les colonnes de la liste :

-Cde n° : est le numéro de la commande qui figure aussi sur le bon de commande
-Date : est la date de création de la commande
-Date réception :date à laquelle  vous avez enregistrer la reception de  marchandise après avoir transmis votre bon de commande
Transférée : indique que vous avez transférer (transformer) cette commande en facture après avoir la facture de votre fournisseur
Facture n° : indique le numéro de la facture fournisseur à renseigner sur la commande avant transfert.
Code four. : est le code fournisseur
Fournisseur : est le nom de votre fournisseur (particulier ou société)
Total HT : indique le total hors taxe brut de la commande
Mt remise : indique le montant de la remise que vous a accorder votre fournisseur sur les produits figurant dans la commande
THT (ap. remise) : est le total HT moins le montant de la remise
Total tva : est le total de la tva applicable sur les produits commandés
Total ttc (toutes taxes comprises) : est la somme du total HT et du total TVA
Acompte : indique si un acompte (avance sur paiement) a été effectuer sur la commande de produits.
Total Net : indique le total TTC moins le montant de l’acompte.

Les commandes de la barre d’outils

Menu Opérations :
Dans ce menu vous retrouverez les habituelles commandes de traitement d’une commandes identiques à celles que l’on trouve dans les autres écrans liste de traitement de pièces commerciales.
-commande Créer… permet d’afficher la fiche de création de commande fournisseur
-commande Voir commande … active la fiche pour consulter la commande en cours et éventuellement faire des modifications
-commande Supprimer  supprime une commande à quelle ne soit validé et/ou transférée vers facture. Une commande fournisseur ne dispose pas de statut de validation excepter si elle issue (générer) depuis des bons de réceptions de marchandise et que ces derniers ont été validés à l’endroit où ils ont été enregistrer

-commande Dupliquer permet de générer une nouvelle commande fournisseur depuis une autre sélectionner sur la liste et ce, pour éviter de ressaisir une commande qui existe déjà avec les mêmes informations.
-commande Annuler acompte/Règlement  vous permet d’annuler un acompte saisis sur la fiche commande ou un règlement.

Menu Transfert
-commande Transférer en facture permet de transformer une commande fournisseur en facture fournisseur. La facture transformée sera visible dans la liste des factures fournisseurs
-commande Transfert en BR permet de transformer tous les produits de la commande en  bon de réception. Le bon de réception générer après ce traitement sera visible dans la liste des Réception de marchandises.

Menu Impression
-commande Aperçu avant impression permet de prévisualiser la commande fournisseur créée. C’est le document qui sera transmis à votre fournisseur. Vous pouvez l’imprimer depuis cet endroit ou simplement en l’expédiant par email au format PDF en utilisant le bouton E-mail de la prévisualisation.

-commande Imprimer, imprime directement le bon de commande fournisseur
-commande Mettre en file d’attente permet de différer l’impression du bon de commande
-commande Modifier le document permet de paramétrer le document en l’adaptant selon votre votre choix.

Les boutons de la barre d'outils sont les raccourcis des commandes décrite ci-haut

Créer des commandes fournisseurs

Pour commencer à créer des commandes fournisseurs vous devez activer la commande Créer … ou de cliquez sur le raccourci de la barre d’outils

la zone numéro est automatiquement renseigner par le programme. Il est recommandé de laisser le programme gérer la numérotation de facture.
Date : est automatiquement renseigner, que vous pouvez modifier
Four. : Cliquez sur le bouton de zone pour sélectionner un fournisseur
facture n° :  représente le n° de la facture fournisseur correspondant à cette commande
Renseignez cette zone lorsque vous recevez la pièce facture après livraison de la commande
Date : est la date de cette facture.

Lors du transfert de la commande en facture ces deux dernières zones doivent être renseigner.
Livraison : est la date de la livraison de la commande (facultatif)
Acompte : renseigner cette zone si vous avez effectuer un acompte sur la commande à votre fournisseur
Bloquée : cocher cette case, aucun traitement ne sera effectuer sur la commande jusqu’à ce quelle soit décocher.

Projet/tâche: dans cette zone vous allez associer la commande courante à un projet si vous utiliser le module projet intégrés (version 4) 

Le bouton Supprimer situé après cette zone, permet d'annuler l'association

Si vous êtes sous traitant dans un projet et que vous avez enregistrer celui-ci dans la fiche projet, vous souhaiteriez pouvoir suivre et connaitre le coût des marchandises que vous avez commander pour la sous-traitance du projet. Cette zone d'association est déstinée à cet effet. Par la suite, vous pourrez suivre et gérer les commandes associées au projet à l'onglet Fourniture de la fiche projet du menu Projet Consultez le document la gestion des projets de DjaSoft Integrated Project edition pour plus de détails sur ce module.

onglet Lignes de la commande

C'est dans cet onglet que vous allez commencer par insérer des articles dans la commande.

1)-Positionnez le curseur dans la cellule Code article et  cliquez sur le bouton qui apparaît dans la cellule.
2)-Si vous utilisez un lecteur de codes à barres, cliquez sur la zone Insertion par code barre (zone en jaune) située au bas de la grille puis scannez l'étiquette à l'aide du lecteur. L'article devrait apparaître dans la grille. Dans la cas contraire, si le code à barre de l'article n'a pas été renseignez sur la fiche de l'article, le programme vous proposera de l'insérer depuis le bouton de la cellule.

Sélectionnez l'article à insérer et cliquez sur le bouton OK ou double cliquez sur la grille et votre article est inséré. Le curseur est immédiatement positionner dans la cellule "Qté Cdée" dans laquelle vous devez renseigner la quantité à commander pour l'article que vous venez d'insérer..

Pour insérer un autre article, cliquez sur le bouton Insérer ligne au bas de la grille ou en cliquant avec le bouton droit de la souris pour activer le menu contextuel et sélectionnez la commande similaire.

Si vous désirez insérer une note à votre article ou que vous aimeriez décrire avec un plus de détail la facturation de l'article, double-cliquez sur la colonne de l'article (mode création ou consultation) et saisissez la description et éventuellement la période en renseignant les dates début et de fin.

Vous pouvez faire apparaître cet ajout dans les documents factures comme dans la figure ci-dessous.  Il suffit de double-cliquez sur l'article en mode consultation (après sauvegarde)

Lorsque vous avez terminé la préparation du bon de commande fournisseur , cliquez sur le bouton de sauvegarde de la barre d’outils. Pour imprimer le bon de commande, rendez-vous à liste des commandes fournisseurs en fermant la fiche de saisie.

Après ce traitement, certaines informations sont mises à jour sur la fiche de l’article :

1-Le fournisseur est inséré (si inexistant) à l’onglet Fournisseur de la fiche de l’article  Cas ou cet fournisseur est déjà insérer dans cet onglet alors ce sera les dernières informations comme le PU ACHAT HT, la quantité commandée  de l’article qui seront mises à jour. Ce traitement permettra de savoir qui sont les fournisseurs de l’article en question.

2-le PU ACHAT HT de l’onglet Prix & tarifs de la fiche article sera mis à jour et prendra le dernier PU achat HT du dernier article commandé

La génération automatique d'un bon de commande fournisseur

Apparue à partir la version 3.9, l'option de génération automatique d'un bon de commande, permet la création d'une commande fournisseur depuis une liste d'articles que vous auriez associer au fournisseur à l'onglet Fournisseur de la fiche article et à l'onglet Articles de la fiche fournisseur. Utile lorsque par exemple vous faite des commandes en flux pour les mêmes articles avec les mêmes quantités.

Pour générer automatiquement une commande fournisseur :

-activez la commande Opération=>Créer
-selectionnez le fournisseur depuis la zone "Fournisseur"
-le programme vous averti que des articles sont associés au fournisseur

Les articles que vous auriez associer pour ce fournisseur seront importés.
A ce stade, vous pouvez modifier leurs quantités, insérer d'autres articles, annuler la commande d'un article ou simplement maintenir la liste tel quel. Par la suite , sauvegarder à l'aide du bouton de sauvegarde.