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Gestion des contrats

 

Dans l’edition integrated project, DjaSoft vous permet de gérer des contrats de prestation, de fourniture d'articles avec vos clients et fournisseurs. De plus, la possibilité vous est offerte d’élaborer vos propres documents de contrats sur la base des informations saisies et des clauses de contrats que vous auriez définies. Ceci qui est plus aisé que de recourir à un éditeur de document et de les élaborer manuellement, source d’erreurs ou d’omissions fréquentes. Et ce, grâce au puissant éditeur de documents intégrer à DjaSoft. Vous pouvez suivre à tout moment l’état financier de vos contrats que ce soit des commandes en flux de fournitures de marchandises ou de vos factures fournisseurs cas ou le montant du contrat n’est pas fixer d’avance ou simplement un seuil de montant à ne pas dépasser. La gestion des contrats étant intégrer au sein du module de la gestion de projets et de prestations, ils doivent êtres enregistrés au sein de ce module pour pourvoir  suivre les états financiers des contrats. Mais sans être obliger de gérer les tâches d’un projet ou d’une prestation.

La création d’un document contrat ou d'un avenant sur contrat s’effectue simplement en saisissant quelques informations, mais si vous devez élaborer le document dans ce cas, la création du document contrat doit se faire en deux temps.

 

contrats de prestations

 

Création de contrat

Accédez au menu Projets/prestations et activez la commande Contrats de fournitures/prestation. Cliquez le menu Opération, Créer document ou simplement sur le bouton Créer :

Dans a boite de choix qui s'affiche selectionnez Un contrat.

Sur la fiche contrat:

Contrat n° : cette zone s’incrémente automatiquement. Vous pouvez modifier sa valeur à condition que le numéro n’ est pas utilisé pour l’année en cours.

Date : Date du contrat
Fournisseur : est le fournisseur des prestations /ou un le maitre d’ouvrage dans le cas de travaux de batiments

Tiers: selectionnez si c'est un contrat avec un client ou fournisseur

Objet du contrat : Titre, court résumer des travaux à réaliser, mise à disposition de produits, etc…
Type de prestation : sélectionnez le type du contrat
Montant : le montant du contrat si il est fixé d’avance ou un seuil à ne pas dépasser si le suivi financier est effectué.

Début et fin de contrat : A renseigner

Une fois la saisie terminée, appuyer sur OK

 

Duplication de documents

Utile si vous génerez constamment des documents contrat ou avenant identique pour un même client ou fournisseur, cette commande vous permet de copier un document contrat ou avenant avec toutes ces clauses pour en créer un autre.
Selectionnez le document à copier et utilisez la commande Dupliquer un document. Par la suite, modifiez les informations nécéssaires.

 

  

Insertion des clauses du contrat

Si vous devez élaborer un contrat complet avec ces clauses qui vous serviront pour un document contrat. Procédez comme suit :

Sélectionnez le contrat à l’onglet Documents et activez celui de Eléments/clauses en cliquant sur le bouton Ajouter

-Intitulé/clause : Insérez l’intitulé de la clause par exemple Article 1 : Objet du contrat
-Description intitulé/clause : Décrivez la clause de l’objet, par exemple Le présent contrat a pour objet la maintenance du matériels du parc informatique

Liste info du contrat (facultatif) : Sélectionnez dans la liste une information que vous avez saisie dans le contrat et cliquez sur le bouton qui se trouve devant pour l’ajouter

Quantité et Prix unitaire (facultatif) : Renseignez ces zones si vous avez besoin de les préciser dans certaines clauses.

Une fois terminée, appuyez sur le bouton OK
Rajoutez autant de clauses que votre contrat l’exige

NOTE

Le bouton Importer depuis le contrat vous permet d'inserer des clauses déjà existantes dans un autre contrat pour eviter de les resaisir si la définition de ces dernières est souvent identique.

 

Pour modifier un élément sélectionnez la ligne et cliquez sur le bouton Modifier ensuite sur OK.
Pour Ordonner les clauses du contrat au cas ou elles n’ont pas été saisies dans l’ordre notamment pour l’impression du document, utilisez les boutons flèches bas/haut.

 

 

 

Par la suite, vous pourrez imprimer le document en l'ayant préalablement adapter à vos besoins.

 

 

 

 

 

 

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