Pour commencer à créer des bons de commandes fournisseurs vous devez activer la commande Créer … ou de cliquez sur le raccourci de la barre d’outils
la zone numéro est automatiquement renseigner par le programme. Il est recommandé de laisser le programme gérer la numérotation de facture.
Date : est automatiquement renseigner, que vous pouvez modifier
Four. : Cliquez sur le bouton de zone pour sélectionner un fournisseur
facture n° : représente le n° de la facture fournisseur correspondant à cette commande
Renseignez cette zone lorsque vous recevez la pièce facture après livraison de la commande
Date : est la date de cette facture.
Lors du transfert de la commande en facture ces deux dernières zones doivent être renseigner.
Livraison : est la date de la livraison de la commande (facultatif)
Acompte : renseigner cette zone si vous avez effectuer un acompte sur la commande à votre fournisseur
Bloquée : cocher cette case, aucun traitement ne sera effectuer sur la commande jusqu’à ce quelle soit décocher
Projet/tâche: dans cette zone vous allez associer la commande courante à un projet si vous utiliser le module projet intégrés (version 4)
Le bouton Supprimer (croix rouge) situé devant cette zone, permet d'annuler l'association.
Si vous êtes sous traitant dans un projet et que vous avez enregistrer celui-ci dans la fiche projet, vous souhaiteriez suivre et connaitre le coût des marchandises que vous avez commander pour la réalisation du projet. Cette zone d'association est déstinée à cet effet. Par la suite, vous pourrez suivre les commandes de marchandises associées à un projet à l'onglet Fourniture de la fiche projet du menu Projet. Consultez le document la gestion des projets de DjaSoft Integrated Project edition pour plus de détails sur ce module
fiche de création de commande fournisseur
Onglet Lignes de la commande
C'est dans cet onglet que vous allez commencer par insérer des articles dans la commande.
1)-Positionnez le curseur dans la cellule Code article et cliquez sur le bouton qui apparaît dans la cellule.
2)-Si vous utilisez un lecteur de codes à barres, cliquez sur la zone Insertion par code barre (zone en jaune) située au bas de la grille puis scannez l'étiquette à l'aide du lecteur. L'article devrait apparaître dans la grille. Dans la cas contraire, si le code à barre de l'article n'a pas été renseignez sur la fiche de l'article, le programme vous proposera de l'insérer depuis le bouton de la cellule.
Sélectionnez l'article à insérer et cliquez sur le bouton OK ou double cliquez sur la grille et votre article est inséré. Le curseur est immédiatement positionner dans la cellule "Qté Cdée" dans laquelle vous devez renseigner la quantité à commander pour l'article que vous venez d'insérer.
Pour insérer un autre article, cliquez sur le bouton Insérer ligne au bas de la grille ou en cliquant avec le bouton droit de la souris pour activer le menu contextuel et sélectionnez la commande similaire.
Si vous désirez insérer une note à votre article ou que vous aimeriez décrire avec un plus de détail la facturation de l'article, double-cliquez sur la colonne de l'article (mode création ou consultation) et saisissez la description et éventuellement la période en renseignant les dates début et de fin.
Vous pouvez faire apparaître cet ajout dans les documents factures comme dans la figure ci-dessous. Il suffit de double-cliquez sur l'article en mode consultation (après sauvegarde)
Lorsque vous avez terminé la préparation du bon de commande, cliquez sur le bouton de sauvegarde de la barre d’outils. Pour prévisualiser le bon de commande, rendez-vous à liste des commandes fournisseurs en fermant la fiche de saisie.
aperçu & impression du bon de commande fournisseur
Après ce traitement, certaines informations sont mises à jour sur la fiche de l’article :
1-Le fournisseur est inséré (si inexistant) à l’onglet Fournisseur de la fiche de l’article Cas ou cet fournisseur est déjà insérer dans cet onglet alors ce sera les dernières informations comme le PU ACHAT HT, la quantité commandée de l’article qui seront mises à jour. Ce traitement permettra de savoir qui sont les fournisseurs de l’article en question.
2-le PU ACHAT HT de l’onglet Prix & tarifs de la fiche article sera mis à jour et prendra le dernier PU achat HT du dernier article commandé
La génération automatique d'un bon de commande fournisseur
L'option génération automatique d'un bon de commande, visible sous forme de case à cocher sur la fiche des commandes fournisseurs, permet la création d'une commande fournisseur depuis une liste d'articles que vous aurez défini à l'onglet Fournisseur de la fiche article et à l'onglet Articles de la fiche fournisseur. Utile lorsque par exemple vous faite des commandes en flux pour les mêmes articles avec les mêmes quantités.
Pour générer automatiquement une commande fournisseur :
-activez la commande Opération=>Créer
-cochez la case "Génération automatique"
-selectionnez le fournisseur depuis la zone "Fournisseur"
Les articles que vous aurez définis pour ce fournisseur seront importés.
A ce stade, vous pouvez modifier leurs quantités, insérer d'autres articles, annuler la commande d'un article ou simplement maintenir la liste tel quel. Par la suite , sauvegardez à l'aide du bouton de sauvegarde.